Dit aanvullende privacy statement vormt een geheel met het Privacy statement Algemeen en beschrijft hoe De Nieuwe Zorgorganisatie (DNZ) omgaat met persoonsgegevens van cliënten. Wij hechten veel waarde aan privacy en bescherming van persoonlijke informatie, en handelen conform de AVG en relevante Nederlandse wetgeving.

DNZ biedt gespecialiseerde zorg aan mensen met psychische problematiek en/of een verstandelijke beperking. Dit kunnen jeugdigen of volwassenen zijn of vluchtelingen uit Oekraïne. Wij verrichten deze werkzaamheden meestal, maar niet uitsluitend, in opdracht van andere zorgaanbieders. De zorgprofessionals die DNZ daartoe inzet, zijn ZZP’ers of medewerkers in loondienst van DNZ.

Toepassing

Onderstaand privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten die zorg en/of behandeling ontvangen via De Nieuwe Zorg Except B.V..

Wanneer onze zorgprofessionals werken in opdracht van andere zorgaanbieders en vanuit die hoedanigheid persoonsgegevens verwerken van cliënten, conformeren zij zich aan het privacyreglement van de opdracht-gevende zorginstelling.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken onder andere:

• Naam, adres, geboortedatum, nationaliteit, BSN
• Gegevens van wettelijke vertegenwoordigers (mentor/curator/bewindvoerder) en/of verwanten
• Communicatievoorkeuren (taal, cultuur)

Daarnaast kunnen de volgende bijzondere persoonsgegevens worden vastgelegd:

• Justitiële documentatie/verblijfsstatus
• Gegevens van de huisarts/tandarts
• Medische gegevens (diagnoses, behandelplannen)
• Gegevens over de beperking
• Strafrechtelijke gegevens dan wel strafrechtelijk verleden

Deze gegevens worden vastgelegd om het geven van kwalitatief goede zorg en begeleiding mogelijk te maken. Wij verwerken alleen die gegevens die wij nodig hebben om onze rol als zorgorganisatie naar behoren te kunnen vervullen.

Bij vluchtelingen uit Oekraïne is er specifieke aandacht voor de volgende zaken:

• Vertaling en uitleg in begrijpelijke taal;
• Rekening houden met trauma en culturele achtergrond;
• Zorgvuldig regelen van de vertegenwoordiging bij beperkte wilsbekwaamheid.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Passende zorg en begeleiding te bieden;
• Medische dossiers bij te houden;
• Contact te onderhouden met familie, vertegenwoordigers of andere zorgverleners;
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen (Wlz, Wmo, Wgbo, Jeugdwet).

Beveiliging en toegang

DNZ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Zo worden er maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat er niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor de doelen waarvoor deze verzameld worden en dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Technische maatregelen omvatten bijvoorbeeld het gebruik van beveiligde e-mail, het loggen van handelingen die met persoonsgegevens worden verricht, het toepassen van strikte autorisaties volgens het need-to-knowprincipe, versleuteling van gegevensdragers en beveiligde verbindingen (TLS/HTTPS).

Op organisatorisch gebied voert DNZ jaarlijks een interne audit en externe controles uit op de beveiligingsmaatregelen. Daarnaast worden er periodiek privacy- en security-trainingen voor het personeel georganiseerd. Tevens beschikt DNZ over een incident- en datalekprocedure. Bovendien zijn alle medewerkers en tijdelijke krachten gebonden aan geheimhoudingsplicht (zoals omschreven in het algemene privacy statement), met uitzondering van die situaties waarin er een wettelijke verplichting bestaat om specifieke gegevens te delen met anderen.

Bewaartermijn

DNZ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Medische dossiers worden bewaard conform de wettelijke termijn van 15 jaar, tenzij een langere termijn noodzakelijk is voor goede zorg.

Na afloop van de bewaartermijnen worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Rechtsgrondslagen

Het verwerken van gegevens is te allen tijde gebaseerd op een in de AVG vastgelegde grondslag:

• Toestemming van de cliënt of vertegenwoordiger;
• Uitvoering van een zorgovereenkomst;
• Wettelijke verplichting;
• Vitale belangen van de cliënt;
• Vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen.

Verstrekking aan derden

Gegevens worden alleen gedeeld met:

• Andere zorgverleners indien nodig voor behandeling;
• Wettelijke vertegenwoordigers;
• Gemeentelijke instanties indien wettelijk vereist;
• Alleen met expliciete toestemming of wettelijke grondslag.

In sommige situaties maken wij gebruik van de dienstverlening van andere partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld voor het declareren van zorgdiensten). Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met deze partijen zodat ook zij zorgvuldig omgaan met deze gegevens. Wij blijven immers verantwoordelijk voor de bescherming hiervan.

Daarnaast delen wij persoonsgegevens met andere partijen wanneer wij daartoe vanuit wet- en regelgeving of op basis van een contractuele bepaling verplicht zijn (bijvoorbeeld met de Belastingdienst en de zorgverzekeraar).

Rechten van cliënten

Op grond van de AVG hebben cliënten of hun vertegenwoordigers recht op:

• Het inzien van hun gegevens;
• Correctie van onjuiste gegevens;
• Verwijdering van gegevens (indien mogelijk);
• Beperking van verwerking;
• Bezwaar maken tegen verwerking;
• Overdracht van gegevens;
• Intrekken van eerder gegeven toestemming.

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij graag als je vragen of klachten hebt over de wijze waarop wij omgaan met je persoonsgegevens. Je kunt dit doen door contact met ons op te nemen via privacy@dnzorg.nl of per post:

De Nieuwe Zorgorganisatie
t.a.v. de Privacy Officer
Hanzelaan 230A
8017 JJ Zwolle

Zie ook ons Privacy statement Algemeen voor meer informatie over onder meer de beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen en de plek waar je terecht kunt met algemene privacy-gerelateerde vragen en klachten.

Wijzigingen

Het kan zijn dat wij de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens aanpassen. In dat geval veranderen wij dit aanvullende privacy statements. Daarom adviseren wij om regelmatig te kijken of er een nieuwe versie is gepubliceerd.

Dit privacy statement is vastgesteld door het bestuur van DNZ en treedt in werking op 10 september 2025.