Dit aanvullende privacy statement vormt een geheel met het Privacystatement DNZ Algemeen en beschrijft hoe De Nieuwe Zorgorganisatie (DNZ) omgaat met persoonsgegevens van cliënten. Wij hechten veel waarde aan privacy en bescherming van persoonlijke informatie, en handelen conform de AVG en relevante Nederlandse wetgeving.

DNZ biedt en organiseert zorg, behandeling en begeleiding aan jeugdigen en volwassenen met uiteenlopende ondersteunings- en zorgvragen. Wij verrichten deze werkzaamheden zowel rechtstreeks als in opdracht van andere zorgaanbieders en opdrachtgevers. De zorgprofessionals die DNZ daarvoor inzet kunnen medewerkers van DNZ of door DNZ ingeschakelde zorgprofessionals zijn.

Toepassing

Dit aanvullende privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten aan wie DNZ zorg, behandeling en/of begeleiding biedt of voor wie DNZ in opdracht van een andere organisatie werkzaamheden verricht.

Wanneer DNZ de werkzaamheden uitvoert in opdracht van een andere zorgaanbieder of opdrachtgever, kan de rol van DNZ bij de verwerking van persoonsgegevens verschillen. Afhankelijk van de inrichting van de dienstverlening kan DNZ optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Hierover worden met de betreffende opdrachtgever passende afspraken gemaakt overeenkomstig de AVG. Zorgprofessionals die namens DNZ werkzaam zijn, houden zich daarnaast aan de geldende privacy-, informatiebeveiligings- en dossierregels van de organisatie waar zij hun werkzaamheden uitvoeren.

Welke gegevens verwerken wij?

Reguliere persoonsgegevens

• Naam, adres, woonplaats, geboortedatum en contactgegevens;
• BSN en andere wettelijk vereiste identificatiegegevens;
• Gegevens over wettelijke vertegenwoordigers, contactpersonen en verwanten;
• Communicatievoorkeuren en, voor zover relevant voor de zorgverlening, taalgegevens;
• Administratieve, verzekerings-, indicatie- en declaratiegegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Voor zover noodzakelijk voor de zorg, behandeling of begeleiding kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• Gezondheidsgegevens, diagnoses en behandel- of begeleidingsplannen;
• Gegevens over lichamelijke, psychische of verstandelijke beperkingen;
• Medicatie- en behandelgegevens;
• Gegevens van andere betrokken zorgverleners, zoals huisarts, behandelaar of tandarts.

Strafrechtelijke persoonsgegevens

Indien dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, kan DNZ ook strafrechtelijke persoonsgegevens verwerken. Hiervoor gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.

DNZ houdt bij het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens rekening met de persoonlijke omstandigheden en/of culturele achtergrond van de cliënt. Waar nodig wordt informatie in begrijpelijke taal verstrekt en wordt rekening gehouden met leeftijd, taalvaardigheid en eventuele vertegenwoordiging van de cliënt.

Doelen en grondslagen voor de verwerking

1. Zorg, behandeling en begeleiding
Verwerkte gegevens: 
– Identificatiegegevens
– Contactgegevens
– Cliëntgegevens
– Voor zover noodzakelijk: gezondheidsgegevens
Grondslagen:
– Uitvoering van een overeenkomst
– Wettelijke verplichting

2. Bijhouden cliënt-/zorgdossier
Verwerkte gegevens:
– Zorggegevens
– Behandelgegevens
– Gezondheidsgegevens
Grondslagen:
– Uitvoering van een overeenkomst
– Wettelijke verplichting

3. Afstemming met andere zorgverleners
Verwerkte gegevens:
– Contactgegevens
– Cliëntgegevens
– Gezondheidsgegevens
Grondslagen:
– Uitvoering zorgverlening
– Toepasselijke wettelijke grondslag

4. Indicatie, declaratie en verantwoording
Verwerkte gegevens:
– Identificatiegegevens
– Indicatiegegevens
– Zorggegevens
– Declaratiegegevens
Grondslagen:
– Uitvoering van een overeenkomst
– Wettelijke verplichting

5. Kwaliteit en veiligheid van zorg
Verwerkte gegevens: 
– Dossiergegevens
– Incidentgegevens
– Kwaliteitsgegevens
Grondslagen:
– Wettelijke verplichting
– Gerechtvaardigd belang, voor zover van toepassing

6. Bescherming van vitale belangen
Verwerkte gegevens:
– Noodzakelijke cliënt- en gezondheidsgegevens
Grondslagen:
– Vitaal belang, uitsluitend waar toepasselijk.

Voor de verwerking van gezondheidsgegevens geldt daarnaast dat sprake moet zijn van een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG. Voor zover van toepassing verwerkt DNZ gezondheidsgegevens in het kader van gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening op grond van artikel 9 lid 2 onder h AVG, in samenhang met de toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

Beveiliging en toegang

DNZ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Zo worden er maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat er niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor de doelen waarvoor deze verzameld worden en dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Technische maatregelen omvatten bijvoorbeeld het gebruik van beveiligde e-mail, het loggen van handelingen die met persoonsgegevens worden verricht, het toepassen van strikte autorisaties volgens het need-to-knowprincipe, versleuteling van gegevensdragers en beveiligde verbindingen (TLS/HTTPS).

DNZ toetst periodiek de werking van haar beveiligingsmaatregelen. Daarnaast worden er regelmatig privacy- en security-trainingen voor het personeel georganiseerd. Tevens beschikt DNZ over een incident- en datalekprocedure. Bovendien zijn alle medewerkers en tijdelijke krachten gebonden aan geheimhoudingsplicht, met uitzondering van die situaties waarin er een wettelijke verplichting bestaat om specifieke gegevens te delen met anderen.

Voor de wijze waarop DNZ omgaat met de geheimhoudingsplicht, beveiligingsincidenten en datalekken, waaronder registratie in het datalekregister en eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, verwijzen wij naar het Privacystatement DNZ algemeen.

Bewaartermijnen

DNZ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verwerkt, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

Voor medische dossiers geldt op grond van de WGBO in beginsel een bewaartermijn van 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Voor andere cliëntgegevens, waaronder administratieve, financiële, declaratie- en communicatiegegevens, gelden de wettelijke bewaartermijnen of de bewaartermijnen zoals vastgelegd in het bewaartermijnenbeleid van DNZ.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of toegestaan is.

Verstrekking aan derden

Voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, kan DNZ persoonsgegevens delen met onder meer:

• Andere bij de zorg betrokken zorgverleners en zorgaanbieders;
• Wettelijke vertegenwoordigers, voor zover zij bevoegd zijn de betreffende informatie te ontvangen;
• Opdrachtgevende zorgorganisaties;
• Gemeenten;
• Zorgverzekeraars en zorgkantoren;
• Indicatieorganen en andere instanties betrokken bij toegang tot of financiering van zorg;
• Wettelijk bevoegde toezichthouders en overheidsinstanties;
• ICT-, ECD/EPD-, hosting- en andere dienstverleners die namens DNZ persoonsgegevens verwerken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens en in opdracht van DNZ verwerkt, sluit DNZ met deze partij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Andere partijen, zoals zorgaanbieders, gemeenten, zorgverzekeraars of zorgkantoren, kunnen afhankelijk van de situatie ook zelfstandig of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. DNZ maakt hierover waar nodig passende afspraken.

Bij het verstrekken van gezondheidsgegevens houdt DNZ tevens rekening met het medisch beroepsgeheim en andere toepasselijke geheimhoudingsverplichtingen. Gezondheidsgegevens worden niet zonder rechtsgrond verstrekt aan derden.

Internationale doorgifte

Voor informatie over eventuele verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Unie (EU/EER) en de daarbij getroffen waarborgen verwijzen wij naar het Privacystatement DNZ Algemeen.

Rechten van cliënten

Cliënten kunnen hun privacyrechten zelf uitoefenen, zoals omschreven in het Privacystatement DNZ Algemeen.

Wanneer een cliënt niet zelfstandig bevoegd is of niet in staat is een verzoek te doen, kan een wettelijk vertegenwoordiger deze rechten uitoefenen voor zover deze daartoe bevoegd is. Voor minderjarige cliënten gelden de wettelijke regels met betrekking tot leeftijd, toestemming en vertegenwoordiging.

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij graag als je vragen of klachten hebt over de wijze waarop wij omgaan met je persoonsgegevens. Je kunt dit doen door contact met ons op te nemen via privacy@dnzorg.nl of per post:

De Nieuwe Zorgorganisatie
t.a.v. de Privacy Officer
Hanzelaan 230A
8017 JJ Zwolle

Voor de procedure, reactietermijnen en de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens verwijzen wij naar het Privacystatement DNZ Algemeen.

Wijzigingen

Het kan zijn dat wij de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens aanpassen. In dat geval passen wij dit privacystatement aan. Daarom adviseren wij om regelmatig te kijken of er een nieuwe versie is gepubliceerd.

Dit privacystatement is vastgesteld door het bestuur van DNZ en treedt in werking op 16 september 2026.